Ako automaticky tlačiť e-maily a prílohy

Poznámka: Všetky vyššie uvedené doplnky budú stáť viac ako 20 dolárov, ale väčšina z nich ponúkne skúšobné obdobie.

Ak nechcete utrácať peniaze, existujú bezplatné alternatívy na automatizáciu tlače vašich príloh e-mailov. Nezabúdajte však, že budete musieť stráviť nejaký čas vyladením svojho e-mailového klienta. V prípade, že sa rozhodnete ísť touto cestou, dovoľte nám, aby sme vám uľahčili prácu. Zahrnuli sme tri podrobné postupy, ktoré vám pomôžu dosiahnuť túto funkciu pomocou e-mailového účtu.

Najelegantnejším riešením, ktoré automaticky vytlačí e-maily a prílohy e-mailov, je použitie vyhradeného softvéru. Konfigurácia externého správcu e-mailov na automatizáciu tohto procesu si však nakoniec bude vyžadovať, aby ste utratili nejaké peniaze. Postupujte Metóda 1 nakonfigurovať Automatický správca e-mailov 6 na vytlačenie vášho e-mailu a príloh e-mailov. Ponúkajú 30-dennú skúšobnú dobu, takže si pred vyskúšaním peňazí budete môcť vyskúšať všetko zadarmo.

Druhá metóda ( Metóda 2 ) znamená pridanie skriptu VBA a pravidla do Outlooku. Aj keď to bude vyžadovať úplné technické zabezpečenie, je to najefektívnejší sprievodca z týchto dvoch riešení. Ak nemáte zvlášť radi Outlook, môžete ísť inou cestou ( Metóda 3 ) a používajte Thunderbird spolu s dvoma príponami na automatickú tlač e-mailov.

Keď ste pripravení začať, pomocou jednej z nižšie uvedených metód automatizujete tlač vašich e-mailových príloh. Poďme začať.

Metóda 1: Používanie automatického správcu e-mailov 6 na tlač príloh e-mailov

Ak nepoužívate vyhradeného e-mailového klienta, ako je Outlook alebo Thunderbird, najspoľahlivejším riešením je konfigurácia externého správcu e-mailov. Automatický správca e-mailov 6 vám umožní pripojiť ľubovoľnú e-mailovú schránku vrátane POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo a zoznam pokračuje.

Softvér vám umožní definovať konkrétne akcie pomocou intuitívneho systému pravidiel. Umožní vám tlačiť od konkrétnych odosielateľov alebo tlačiť iba prílohy z e-mailov. Podľa nasledujúcej príručky nainštalujte a nakonfigurujte aplikáciu Automatic Email Manager 6 na automatickú tlač e-mailov a príloh e-mailov:

1. Stiahnite si inštalačný program z oficiálna web stránka . Ak to chcete najskôr vyskúšať, kliknite na Stiahnite si ukážku.
   
2. Otvorené Automatický správca e-mailov a podľa pokynov na obrazovke ho nainštalujte do vášho systému.
   
3. Spustite aplikáciu a vložte názov, ktorý sa použije ako referencia pre váš účet. Potom vyberte E-mail s touto adresou a vložte svoj e-mail z miesta, kde chcete e-maily tlačiť. Nakoniec udrieť Ďalšie pokračovať.
   
4. V zozname vyberte typ e-mailu. Ak váš poskytovateľ e-mailu nie je v preddefinovanom zozname, vyberte ikonu preddefinovaný poskytovateľ pošty možnosť a vyhľadajte svoju konfiguráciu e-mailu. Hit Ďalšie pokračovať ďalej.
   
5. V ďalšom okne začnite kontrolou, či je adresa servera vášho e-mailu správna. Ak je to tak, zadajte svoj e-mail a heslo do nižšie uvedených polí. Potom kliknite na Vyskúšajte pripojenie aby ste sa uistili, že vaša konfigurácia funguje. Nakoniec udrieť Ďalšie .
   
6. Nastavte interval kontroly svojho účtu podľa svojich potrieb. Môžete ho tiež nakonfigurovať tak, aby kontroloval iba počas vašich pracovných dní, kliknutím na ikonu Advanced Scheduler . Hit Ďalšie postúpiť.
   
7. Ďalej kliknite na Pridať akciu. Vyberte Tlač príloh alebo Vytlačiť telo e-mailu , podľa toho, čo potrebujete. Hit Ďalšie a vyberte tlačiareň, ktorú chcete použiť.
   
8. Potom budete mať možnosť použiť určitý filter výberom Nie . Ak chcete, aby sa operácia použila vždy, zvoľte Áno . Nakoniec udrieť Ok na potvrdenie akcie, ktorú ste práve vytvorili.
   
   Poznámka: Ak chcete, aby softvér vytlačil telo e-mailu aj prílohy, pokračujte a v druhom scenári vytvorte druhú akciu. Pre napr. ak sa vaša prvá akcia týkala tlače príloh, vytvorte druhú, ktorá vytlačí telo e-mailu.

Potom, čo ste zasiahli Ok , Automatický správca e-mailov začne kontrolovať vašu doručenú poštu a vytlačí všetko, čo spĺňa kritériá, ktoré ste predtým stanovili.

Metóda 2: Používanie programu Outlook na automatickú tlač príloh e-mailov

Outlook je najobľúbenejší e-mailový klient, takže ak sa vaša práca točí okolo vášho e-mailového účtu, je pravdepodobné, že ho už používate. Outlook je vysoko konfigurovateľný a umožní vám tlačiť prílohy prichádzajúcich e-mailov.

Za týmto účelom vytvoríme v Outlooku skript VBA a potom ho použijeme s pravidlom Outlooku. Tu je úplný návod na celý proces:

Poznámka: Nasledujúce kroky potvrdzujú, že fungujú v Outlooku 2016. Aj keď sme netestovali so staršími verziami, skript uvedený nižšie by mal teoreticky fungovať so všetkými verziami Outlooku až do Outlooku 2010.

Vytvorenie pravidla skriptu VBA + na automatickú tlač príloh e-mailov v Outlooku

1. Otvorte Outlook a otvorte Karta Vývojár na paneli nástrojov a potom kliknite na ikonu Visual Basic tlačidlo.
   Poznámka: Ak sa vám karta Vývojár nezobrazuje, prejdite na Súbor a kliknite Možnosti. Odtiaľ kliknite na ikonu Prispôsobte si pásku kartu a začiarknite políčko vedľa Vývojár . Hit Ok na potvrdenie. Teraz Karta Vývojár by mali byť viditeľné na páse s nástrojmi v hornej časti obrazovky.
   
2. Keď je aktívne okno Microsoft Visual Basic for Applications, rozbaľte Projekt1 strom (vľavo). Potom dvakrát kliknite na ThisOutlookSession .
   
3. Teraz vložte nasledujúci kód skriptu do okna Project1 (vpravo): Sub LSPrint (položka ako Outlook.MailItem)
   Pri chybe GoTo OError’Detects Temporary folder
   Dim oFS As FileSystemObject
   Stlmiť sTempFolder ako reťazec
   Nastaviť oFS = Nový FileSystemObject
   „Dočasné umiestnenie priečinka
   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ‘Vytvorí špeciálny dočasný priečinok
   cTmpFld = sTempFolder & „ OETMP“ a formát (teraz „rrrrmmddhhmmss“)
   MkDir (cTmpFld) ‘Uloží a vytlačí prílohu
   Dim atta ako príloha
   Za každú položku v prílohe. Prílohy
   FileName = oAtt.FileName
   FullFile = cTmpFld & „“ & FileName’Saving the attachment
   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ‘Vytlačí prílohu
   Set objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
   Nastaviť objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Nastaviť objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx („tlač“) Ďalej oAtt’Čistí dočasné súbory
   Pokiaľ nie je oFS nič, potom nastavte oFS = nič
   Ak nie je objFolder nič, potom nastavte objFolder = nič
   Pokiaľ nie je objFolderItem nič, potom nastavte objFolderItem = nič
   Ak nie je objShell nič, potom nastavte objShell = NothingOError:
   Ak Err 0 Potom
   MsgBox Err.číslo & ”-” & Err. Popis
   Err. Vymazať
   Koniec Ak
   Ukončiť SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Set objShell = CreateObject (“Shell.Application”)
   Nastaviť objFolder = objShell.NameSpace (0)
   Nastaviť objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)
   objFolderItem.InvokeVerbEx („tlač“)

   Ďalej oAtt

   Pokiaľ nie je oFS nič, potom nastavte oFS = nič
   Ak nie je objFolder nič, potom nastavte objFolder = nič
   Pokiaľ nie je objFolderItem nič, potom nastavte objFolderItem = nič
   Ak nie je objShell nič, potom nastavte objShell = nič

   Windows 10 uviazol na 32

   Chyba chyby:
   Ak Err 0 Potom
   MsgBox Err.číslo & ”-” & Err. Popis
   Err. Vymazať
   Koniec Ak
   Výstup

   Koniec Sub

   

4. Po vložení kódu dovnútra Projekt1 , ísť do Náradie (v hornej časti obrazovky) a kliknite na Referencie
   
5. Posuňte zobrazenie nadol a začiarknite políčko vedľa Microsoft Scripting Runtime. Kliknite Ok uložte svoju voľbu a zatvorte Okno odkazov .
   
6. Teraz stlačte Uložiť ikona v ľavom hornom rohu Visual Basic okno. Teraz môžete bezpečne zavrieť Visual Basic .
   
7. Ďalej prejdite na Súbor a kliknite na Pravidlá a varovania .
   
8. Kliknite na Nové pravidlo, potom kliknite na Použiť pravidlo pre správy, ktoré dostávam . Kliknite Ďalšie pokračovať.
   
9. Teraz sa musíte rozhodnúť o podmienke, ktorú je potrebné splniť. Ak chcete vytlačiť všetky svoje prílohy, začiarknite políčko vedľa položky „ ktorý má prílohu “. Hit Ďalšie pokračovať.
   Poznámka: Ak nechcete tlačiť všetky svoje prílohy, môžete tu použiť inú podmienku. Skript by mal fungovať aj s konkrétnymi odosielateľmi alebo konkrétnymi slovami.
10. V ďalšom okne začiarknite políčko blízko spustiť skript. Potom kliknite na scenár , Zlatý klinec ThisOutlookSession a udrieť Ok . Ďalej stlačte Skončiť na potvrdenie.
    
11. V Pravidlá a varovania v okne skontrolujte, či je začiarknuté políčko vedľa práve vytvoreného pravidla. Keď je, udrieť Podať žiadosť.
    

To je všetko. E-mailové prílohy by mali automaticky vychádzať z tlačiarne, hneď ako ich dostanete.

Dôležité: Nezabúdajte, že to bude fungovať, iba ak je otvorený program Outlook a váš e-mailový účet je nakonfigurovaný v tomto konkrétnom počítači. Skontrolujte tiež, či je tlačiareň úplne nakonfigurovaná a obsahuje všetky požadované ovládače.

Metóda 3: Používanie Thunderbirdu na automatickú tlač e-mailov

Mozilla Thunderbird je bezplatný e-mailový klient s otvoreným zdrojovým kódom. Komunita v pozadí je veľmi aktívna a umožňuje vám nájsť veľa rozšírení, ktoré pridajú k už tak skvelej funkčnosti.

Návrat k aktuálnej úlohe - konfigurácia aplikácie Thunderbird na automatické tlačenie e-mailov nie je náročná, vyžaduje však od vás investíciu času. Budeme používať dve rozšírenia: FitaQuilla a Nástroje na tlač .

Poznámka: Pamätajte, že týmto spôsobom sa nevytlačí príloha z e-mailu. Vytlačí sa iba nadpis a telo prijatého e-mailu. Ak telo e-mailu obsahuje súbory jpeg alebo png, budú tiež vytlačené.

Konfigurácia Thunderbirdu na automatické tlačenie e-mailov je pomerne jednoduchá. Jedinou menšou nevýhodou je FitaQuilla - rozšírenie nie je aktualizované, aby bolo kompatibilné s najnovšou verziou Thunderbirdu, takže si ho budete musieť nainštalovať manuálne.

Ak sa rozhodnete na efektívne použitie e-mailových príloh pomocou Thunderbirdu, postupujte podľa pokynov nižšie.

Používanie Thunderbird + FitaQuilla + Nástroje na tlač na automatickú tlač príloh e-mailov

PS: Táto metóda môže fungovať alebo nemusí fungovať.

1. Stiahnite si a nainštalujte najnovšiu verziu Thunderbirdu z oficiálna web stránka .
2. Stiahnuť ▼ FiltaQuilla a Možnosti tlačiarne do vášho systému.
   
3. Otvorte Thunderbird, klepnite na ikonu ponuky v pravom hornom rohu a kliknite na Doplnky.
   
4. Klepnite na ikonu ikona ozubeného kolieska a kliknite Nainštalujte doplnok zo súboru.
   
5. Prejdite na miesto, kde ste doplnok stiahli, vyberte ho a kliknite Otvorené .
   
6. Zopakujte kroky 4 a 4 s druhou príponou a reštartujte Thunderbird.
7. Akonáhle sa Thunderbird znova otvorí, prejdite na Doplnky> Rozšírenia a kliknite na ikonu možnosti tlačidlo PrintingTools .
   
8. Vyberte ikonu Globálna tlač možnosti a začiarknite políčko vedľa Tlačte bez dialógového okna . Hit Ok uložte svoj výber.
   
9. Znova kliknite na tlačidlo ponuky a prejdite na Filtre správ> Filtre správ.
   
10. Kliknite na ikonu Nový tlačidlo na vytvorenie nového filtra. Začnite vložením názvu filtra. Potom začiarknite políčko vedľa Získavanie novej pošty a filtrovať to po triedení harabúrd . Potom nastavte podmienku na Stav prílohy> Je> Má prílohy . Nakoniec nastavte záverečnú akciu na Tlač , potom stlačte Ok zachrániť.
    
11. Teraz sa vráťte k Filtre správ okno a uistite sa, že je filter povolený.
    

To je všetko. Váš e-mailový klient Thunderbird je teraz nakonfigurovaný na automatické tlačenie e-mailov. Uistite sa, že je zapnutý a váš e-mail je v Thunderbirde nakonfigurovaný správne.